皆さんは、簡単な仕事の先延ばしをしていませんか？
やってしまいがちなことがメールの返信です。
取引先との連絡、上司への報告・連絡・相談、部下への指示・確認、会議資料の共有等、メールは仕事するうえで、最も重要なコミュニケーションの手段の一つです。
誰だって、メール返信を先延ばししたいとは思っていません。
先延ばしすればするほど、返信がめんどくさくなるし、手間もかかるからです。
でもちょっと油断すると、あっという間にメールは溜まっていきます。
メール返信を先延ばしする人は、届いたメールをとりあえず全部読むことを最優先する傾向があります。
そして、内容を確認したところで満足してしまうのです。
あるいは、それほど重要でないと判断して、メールを軽視してため込んでしまうこともあります。
結果的に1つずつのメール返信自体は難しくなくても、処理しなければいけない「数」に圧倒されて、メールの返信が滞ってしまうのです。
簡単なメールですら、先延ばしをするのですから、対応が難しいメールの返信が進むわけがありません。
「しっかり調べてから完璧な返答をしよう」
「確認しないと返答できないから、後回しにしよう」
「今は気分が乗らないから、午後に取り掛かろう」
等と考えているとさらにメールをため込んでしまいます。
こうして、メールの返信の先延ばしがやめられなくなります。
一方で、忙しいはずなのに、メールの返信が速い人もいます。
特に仕事ができて優秀な人ほど、メールの返信を先延ばしにせずに即答します。
メールの返信の先延ばしをやめられる人は、メールが溜まってしまったときは、まずは「数を減らそう」と考えて、すぐに返信できるものから処理します。
例えば、「メールを受け取りました」
「確認して、後ほど折り返します」
「社内で検討して、再度ご連絡いたします」
「いついつまでに、ご連絡します」
等、一言の返信で問題のないメールのみ。優先的に返信していくのです。
更に、定型文、テンプレートで対応できるメールを返信します。
未返信のメールがある程度減れば、「何とかなりそうだ」
「できそうな気がする」などと前向きに思えるようになります。
これを「チャンクダウン」と言います。
要するに、問題を扱いにくい時は、扱える大きさまでに小さく細かくすればいいのです。
これは以前の記事でも書いていると思うので、ずっと記事を読んでくださっている方は、知っていると思います。
次に、対応が難しいメールの返信についてです。
難しいメールのポイントは、「とりあえず最初の一文を書いてみる」ことです。
対応が難しいメールでも、一文を書き出せば、次第に行動が加速してゴールを目指したくなります。
取り組んでみたら、予想より簡単にメールが返信できたということもあります。
「やる気→行動」ではなく「行動→やる気」が脳科学的にも正しい順序です。
脳にはやる気スイッチが存在します。
「側坐核」と呼ばれる報酬中枢があるのです。
この側坐核は、体を動かすという刺激がないと働いてくれません。
つまり「やる気」を出すことは「動き始めること」なのです。
動くことが、脳のやる気スイッチになっているのです。
なので難しいメールは、まず一文を書き出すという、ほんの小さな行動を起こせばいいのです。
それが刺激となって側坐核が働く。
そしてやる気が出るのです。
既に後回しにしてしまった仕事になかなか着手できない時は、先所から完璧を目指そうとせず、まずは「資料を見てみる」ことなどから始めると、スムーズに着手できます。
後回しにした案件を一気に終わらせようとすると、腰が重くなります。
すぐに処理できないか、すぐに処理したくなって後回しにしているはずだからです。
こういう時は、まず初めに、作業をするための「とっかかり」を作ることがポイントです。
最後までご拝読ありがとうございました(^^)/
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